Mapowanie procesu polega na spisaniu i uporządkowaniu kolejnych czynności składających się na dany proces administracyjny, wraz z określeniem osób odpowiedzialnych za poszczególne kroki oraz punktów decyzyjnych. Celem tego etapu jest uzyskanie pełnego obrazu tego, jak proces przebiega w rzeczywistości, zanim podejmie się decyzję o jego zmianie lub automatyzacji.
Proces mapowania zwykle rozpoczyna się od rozmów z osobami faktycznie wykonującymi dany proces, ponieważ opisy formalne (np. procedury wewnętrzne) nie zawsze odzwierciedlają rzeczywisty przebieg pracy. Następnie sporządza się schemat blokowy przedstawiający kolejność czynności, punkty decyzyjne oraz miejsca, w których proces przechodzi między różnymi działami lub systemami informatycznymi.
Do dokumentowania procesów wykorzystuje się różne notacje graficzne, z których jedną z najprostszych jest schemat blokowy z podziałem na tzw. swimlane, czyli pasy odpowiadające poszczególnym rolom lub działom uczestniczącym w procesie. Taka forma wizualizacji ułatwia zidentyfikowanie miejsc, w których proces jest najbardziej podatny na opóźnienia lub błędy, a tym samym wskazuje potencjalne obszary do automatyzacji opisanej w wydaniu Narzędzia RPA w codziennej pracy back-office.